Enviar um e-mail parece simples. Você escreve a mensagem, coloca o destinatário e clica em “Enviar”.
Mas, quando uma empresa começa a enviar muitos e-mails, alguns cuidados passam a ser fundamentais.
Uma configuração incorreta de DNS, uma lista de contatos comprada, excesso de mensagens ou até mesmo um assunto muito agressivo podem prejudicar a entrega dos e-mails e a reputação do seu domínio.
Neste guia, vamos mostrar de forma simples as principais boas práticas para envio de e-mails, com exemplos bons e ruins para você entender o que deve fazer e o que deve evitar.
Índice
1. Use um endereço de remetente profissional
O endereço utilizado para enviar e-mails influencia a confiança do destinatário e também ajuda a organizar a comunicação da empresa.
❌ Exemplo ruim
Assunto: OLÁ!!!
Para uma empresa, utilizar um endereço gratuito e pouco relacionado à marca pode transmitir uma aparência menos profissional.
✅ Exemplo bom
Assunto: Confirmação do seu cadastro
O ideal é utilizar um endereço relacionado ao domínio da empresa.
Também é interessante separar os tipos de comunicação.
Por exemplo:
O Gmail recomenda que mensagens da mesma categoria mantenham um endereço consistente no campo “De”.
2. Configure SPF, DKIM e DMARC
Essa é uma das partes mais importantes para quem utiliza um domínio próprio.
Essas tecnologias ajudam os servidores de destino a verificar se uma mensagem realmente foi autorizada pelo domínio que aparece como remetente.
SPF
O SPF informa quais servidores estão autorizados a enviar e-mails utilizando seu domínio.
DKIM
O DKIM adiciona uma assinatura digital à mensagem para ajudar o servidor de destino a verificar sua autenticidade.
DMARC
O DMARC utiliza informações de SPF e DKIM para ajudar a combater falsificação de identidade e spoofing.
❌ Exemplo ruim
Você configura:
Mas o servidor que envia a mensagem não está autorizado no SPF e o domínio também não possui DKIM configurado.
Isso pode aumentar as chances de problemas de autenticação e entrega.
✅ Exemplo bom
Seu domínio possui:
SPF: configurado
DKIM: configurado
DMARC: configurado
E os serviços autorizados a enviar e-mails estão corretamente incluídos na configuração.
O Gmail atualmente exige autenticação SPF ou DKIM para remetentes e exige SPF, DKIM e DMARC para remetentes que enviam mais de 5 mil mensagens por dia para contas pessoais do Gmail.
O Yahoo possui requisitos semelhantes para remetentes em massa.
Mesmo quem envia poucos e-mails deve considerar SPF, DKIM e DMARC uma boa prática.
3. Não compre listas de e-mails
Comprar uma lista com milhares de endereços pode parecer uma forma rápida de conseguir novos clientes.
Na prática, pode prejudicar bastante a reputação do seu domínio.
❌ Exemplo ruim
“Comprei uma lista com 50 mil empresas e vou enviar nossa promoção para todas elas.”
Muitas dessas pessoas nunca ouviram falar da sua empresa e não autorizaram o recebimento.
O resultado pode ser:
- Muitos descadastros
- Reclamações de spam
- Baixa taxa de interação
- Problemas de reputação
- Maior dificuldade de entrega
O Gmail recomenda que os destinatários tenham optado por receber as mensagens e orienta os remetentes a não enviar e-mails para pessoas que não solicitaram esse tipo de comunicação.
✅ Exemplo bom
“O cliente marcou a opção para receber novidades durante o cadastro.”
Melhor ainda quando existe um processo claro de inscrição e confirmação.
Envie e-mails para pessoas que realmente querem recebê-los.
4. Evite assuntos exagerados ou enganosos
O assunto é uma das primeiras coisas que o destinatário vê.
Isso não significa que você precisa escrever algo sem graça.
O problema é tentar chamar atenção utilizando promessas falsas ou exageradas.
❌ Exemplos ruins
VOCÊ FOI ESCOLHIDO!!! CLIQUE AGORA!!!
URGENTE!!! SUA CONTA SERÁ EXCLUÍDA!!!
VOCÊ GANHOU R$ 10.000!!!
Se a mensagem não corresponde ao assunto, você pode perder a confiança do destinatário.
✅ Exemplos melhores
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O assunto deve explicar de maneira clara o motivo do e-mail.
5. Não misture mensagens diferentes
Uma boa prática é separar mensagens transacionais de mensagens promocionais.
Imagine que um cliente acabou de contratar um serviço.
❌ Exemplo ruim
Assunto: Seu pagamento foi aprovado
Seu pagamento foi aprovado.
Aproveite também nossa promoção de hospedagem!
Compre agora e ganhe desconto…
O cliente esperava uma confirmação, mas recebeu uma propaganda junto.
✅ Exemplo bom
Assunto: Seu pagamento foi aprovado
Olá, João.
Seu pagamento referente ao pedido #12345 foi aprovado.
Seu serviço já está disponível.
Atenciosamente,
Equipe da empresa
Se houver uma campanha promocional, ela pode ser enviada separadamente.
O próprio Gmail recomenda não misturar diferentes tipos de conteúdo na mesma mensagem, como promoções dentro de recibos de compra.
6. Facilite o cancelamento da inscrição
Se você envia newsletters ou e-mails promocionais, o destinatário deve conseguir parar de receber essas mensagens facilmente.
❌ Exemplo ruim
Para não receber mais nossos e-mails, responda esta mensagem solicitando a remoção.
Ou pior:
Não existe opção para cancelar a inscrição.
Isso pode gerar reclamações e prejudicar sua reputação.
✅ Exemplo bom
Não deseja mais receber nossas novidades?
Cancelar inscrição
Para remetentes em massa, Gmail e Yahoo possuem requisitos específicos para cancelamento de inscrição com um clique em mensagens de marketing e listas de inscrição.
Além do mecanismo apropriado de descadastro, é recomendável manter uma opção claramente visível no próprio conteúdo da mensagem.
7. Não envie e-mails demais
Mesmo uma pessoa que autorizou receber suas mensagens pode começar a considerar seus e-mails inconvenientes se receber dezenas de mensagens por semana.
❌ Exemplo
Segunda: promoção.
Terça: promoção.
Quarta: promoção.
Quinta: promoção.
Sexta: promoção.
Sábado: promoção.
✅ Melhor abordagem
Enviar mensagens quando existe um motivo relevante.
Por exemplo:
- Uma promoção realmente importante
- Uma novidade
- Uma atualização de serviço
- Uma informação relevante
- Um conteúdo que interessa ao assinante
Qualidade é mais importante que quantidade.
O Gmail recomenda que o volume seja razoável e que o conteúdo seja relevante para os destinatários.
8. Identifique claramente sua empresa
O destinatário deve conseguir entender rapidamente quem enviou a mensagem.
❌ Exemplo ruim
Assunto: Novidades
O usuário pode não reconhecer a empresa.
✅ Exemplo bom
De: StoreHosting [email protected]
Assunto: Novidades da StoreHosting
Isso aumenta a clareza e facilita o reconhecimento do remetente.
9. Evite enviar apenas uma imagem
Algumas empresas criam um e-mail inteiro como uma única imagem.
❌ Exemplo ruim
Uma imagem de 1 MB contendo:
PROMOÇÃO!
CLIQUE AQUI!
Se o cliente estiver com imagens bloqueadas, praticamente nada será exibido.
✅ Exemplo bom
Utilizar texto real no corpo do e-mail, acompanhado de imagens quando necessário.
Por exemplo:
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Imagens podem complementar a mensagem, mas não devem ser a única forma de transmitir a informação.
10. Tenha cuidado com links
Os links devem levar o usuário exatamente para onde o texto promete.
❌ Exemplo ruim
Clique aqui para acessar sua conta.
Mas o link direciona para um endereço completamente diferente.
✅ Exemplo bom
Acessar minha conta
E o link realmente leva o usuário para a página oficial.
Também evite utilizar uma quantidade exagerada de links ou redirecionamentos desnecessários.
11. Configure corretamente o servidor de e-mail
Além do conteúdo da mensagem, a infraestrutura responsável pelo envio também importa.
Para um domínio profissional, é importante verificar:
| Configuração | Importância |
|---|---|
| SPF | Autoriza servidores de envio |
| DKIM | Assina e autentica mensagens |
| DMARC | Ajuda contra spoofing |
| DNS reverso/PTR | Identifica corretamente o servidor |
| TLS | Protege a transmissão |
| Reputação do IP | Influencia a entrega |
| Lista de contatos | Evita envios indesejados |
O Gmail recomenda DNS direto e reverso válidos para os domínios ou IPs de envio e exige conexão TLS para transmissão de e-mails.
Exemplos: e-mail ruim vs e-mail bom
| Boa prática | ❌ Ruim | ✅ Bom |
|---|---|---|
| Remetente | [email protected] | [email protected] |
| Assunto | VOCÊ GANHOU!!! | Sua fatura está disponível |
| Lista | Comprada | Usuários inscritos |
| SPF | Ausente | Configurado |
| DKIM | Ausente | Configurado |
| DMARC | Ausente | Configurado |
| Descadastro | Não existe | Fácil e visível |
| Frequência | Excessiva | Relevante |
| Conteúdo | Enganoso | Claro |
| Identificação | Remetente desconhecido | Empresa identificada |
| Links | Suspeitos | Relacionados ao conteúdo |
O que fazer quando os e-mails estão indo para o spam?
Se seus e-mails estão chegando frequentemente na pasta de spam, não comece simplesmente aumentando a quantidade de mensagens.
Primeiro, verifique:
1. Autenticação
Confirme SPF, DKIM e DMARC.
2. Reputação
Verifique se seu domínio ou IP possui histórico de reclamações ou problemas de entrega.
3. Lista de contatos
Remova endereços inválidos e pessoas que não desejam mais receber mensagens.
4. Conteúdo
Evite mensagens enganosas, excesso de links e assuntos exagerados.
5. Volume
Evite aumentos repentinos e desnecessários no volume de envio.
6. Configuração do servidor
Verifique DNS reverso, TLS e demais configurações relacionadas ao envio.
Para quem envia grandes volumes para Gmail, o Google também disponibiliza o Postmaster Tools para acompanhar métricas relacionadas à entrega e spam.
Hospedagem e e-mail profissional
Ter um endereço como [email protected] é apenas o primeiro passo.
Para uma comunicação profissional, é importante que o domínio esteja corretamente configurado para envio e recebimento de mensagens.
Na StoreHosting, você pode hospedar seu site e utilizar e-mails profissionais associados ao seu próprio domínio.
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Perguntas frequentes sobre envio de e-mails
1. Por que meus e-mails estão indo para o spam?
Existem vários motivos possíveis. Problemas de autenticação, baixa reputação, reclamações de spam, listas de baixa qualidade, conteúdo inadequado e configurações incorretas do servidor podem afetar a entrega.
2. Preciso configurar SPF, DKIM e DMARC?
Sim. Mesmo para volumes pequenos, configurar esses mecanismos é uma boa prática. O Gmail exige pelo menos SPF ou DKIM para remetentes e requisitos adicionais para grandes volumes.
3. Posso comprar uma lista de e-mails?
Não é uma boa prática. Pessoas que não solicitaram suas mensagens têm maior probabilidade de ignorar, denunciar ou marcar seus e-mails como spam.
4. Preciso colocar um link para cancelar a inscrição?
Para mensagens promocionais e de marketing, você deve oferecer uma forma fácil de cancelamento. Para remetentes em massa, Gmail e Yahoo possuem requisitos específicos para descadastro com um clique.
5. Ter SPF, DKIM e DMARC garante que o e-mail chegará na caixa de entrada?
Não. A autenticação é fundamental, mas não garante a entrega na caixa de entrada. Reputação, reclamações, qualidade da lista, conteúdo, volume e outras características também influenciam a entrega.
Conclusão
Enviar e-mails corretamente não significa apenas clicar em “Enviar”.
Uma boa estratégia combina autenticação, configuração correta do domínio, conteúdo relevante, lista de contatos saudável e respeito às preferências dos destinatários.
As principais práticas podem ser resumidas em:
Autentique seu domínio.
Envie para quem realmente quer receber.
Não compre listas.
Use um remetente profissional.
Crie assuntos claros.
Não envie mensagens em excesso.
Facilite o cancelamento.
Monitore a reputação e a entrega.
Seguindo essas práticas, você reduz problemas de entrega e aumenta a confiança dos destinatários no seu domínio.
E lembre-se: um e-mail profissional começa muito antes do botão “Enviar”. Ele começa na configuração correta do domínio e do servidor.
